Personvernerklæring

1. Hvem vi er

Audun Collection AS, organisasjonsnummer 937 848 293, Møllergata 6, 0179 Oslo («Audun», «vi»), er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi bruker i vår virksomhet. Det betyr at vi bestemmer formålet med behandlingen og hvordan opplysningene brukes. Du kan kontakte oss om personvern på hello@audun.co.

2. Hvem erklæringen gjelder for

Erklæringen gjelder deg som besøker nettsiden vår, har fått et krav fra oss, bruker Min Side eller representerer en bedrift som er eller vurderer å bli kunde hos Audun. Den gjelder også når du sender oss en henvendelse.

3. Hvilke opplysninger vi behandler

Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av kontakten du har med oss. Dette kan omfatte:

• navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg,
• opplysninger om krav, fakturaer, betalinger og betalingsavtaler,
• meldinger, korrespondanse og notater fra samtaler med oss,
• arbeidsgiver, rolle og kontaktopplysninger når du representerer en bedrift, og
• tekniske opplysninger, som IP-adresse og innloggingshendelser, for å drifte og sikre tjenestene.

Dersom en sak inneholder sensitive opplysninger, begrenser vi behandlingen til det som er nødvendig og har særskilt rettslig grunnlag. Opplysninger som er nødvendige for sikker identifisering eller behandling av et krav, kan være nødvendige for at vi skal kunne følge opp saken eller gi deg tilgang til tjenesten.

4. Hvor opplysningene kommer fra

Vi får opplysninger fra deg når du bruker tjenestene våre eller kontakter oss. I inkassosaker mottar vi også opplysninger fra kreditoren som har sendt kravet til oss. Når det er nødvendig, henter vi opplysninger fra offentlige registre, adressetjenester og kredittopplysningsforetak. Vi registrerer også opplysninger som oppstår gjennom saksbehandlingen, som betalingsstatus og samtalenotater.

5. Hvorfor vi bruker opplysningene

Vi bruker personopplysninger for å kontrollere og følge opp krav, kontakte riktig person, behandle betalinger, foreslå betalingsplaner og besvare henvendelser. Vi bruker også opplysninger for å administrere kundeforhold og brukertilgang, sikre tjenestene og dokumentere arbeidet vårt.

For oppfølging av krav bygger behandlingen normalt på vår og kreditors berettigede interesse i å følge opp et lovlig, forfalt krav. Andre berettigede interesser er å forebygge feil og misbruk, beskytte opplysningene og ivareta rettskrav. Lovpålagt dokumentasjon behandles for å oppfylle rettslige forpliktelser. Når du selv er part i en avtale med oss, kan behandling også være nødvendig for å oppfylle avtalen.

Når en behandling krever samtykke, ber vi om det særskilt. Et samtykke kan trekkes tilbake. Inkassobehandlingen bygger ikke på samtykke og opphører derfor ikke ved at et samtykke til andre formål trekkes tilbake.

6. Bruk av teknologi og menneskelig oppfølging

Audun bruker automatisering og AI til blant annet utkast til meldinger, sortering av svar, oppsummeringer og forslag til oppfølging. Teknologien hjelper oss å tilpasse kommunikasjonen og følge opp saker. Innsigelser og situasjoner som krever skjønn eller personlig hjelp, behandles av en saksbehandler.

Oppfølgingen bygger blant annet på beløp og forfallsdato, betalinger, frister, hva du har svart, og om kravet er bestridt eller situasjonen din krever tilpasning. Du kan be om en forklaring på en konkret vurdering, legge frem ditt syn og be om menneskelig oppfølging. Skriv til hello@audun.co.

7. Hvem vi deler opplysninger med

Vi deler opplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre oppdraget eller oppfylle lovpålagte plikter. Vi begrenser delingen til opplysninger mottakeren trenger:

• Kreditoren mottar informasjon om status, betalinger og forhold som er nødvendige for å avklare kravet.
• Leverandører av drift, lagring og IT-sikkerhet behandler opplysninger for å drive og beskytte tjenestene våre.
• Leverandører av SMS, e-post, brev og digital post behandler kontaktopplysninger og innholdet som skal formidles.
• Leverandører av språkmodeller behandler opplysninger som er nødvendige for oppgavene beskrevet i punkt 6.
• Betalings-, bank- og identifikasjonstjenester behandler opplysninger som trengs for betaling, avstemming og sikker innlogging.
• Offentlige registre og kredittopplysningsforetak mottar nødvendige opplysninger ved lovlige oppslag.
• Rådgivere, rettslige samarbeidspartnere, domstoler og relevante myndigheter mottar opplysninger når saken eller loven krever det.

Leverandører som behandler opplysninger på våre vegne, er underlagt databehandleravtaler. Andre mottakere, som banker og offentlige myndigheter, kan være selvstendig behandlingsansvarlige. Vi selger ikke personopplysninger. Du kan kontakte oss for å få vite hvem opplysninger om deg er utlevert til.

8. Lagring og sikkerhet

Vi bruker tilgangsstyring, kryptering og logging for å beskytte personopplysningene. Tilgang begrenses til personer som trenger opplysningene i arbeidet sitt.

Lagringstiden bestemmes av formålet og hvilken dokumentasjon opplysningene inngår i:

• Saksopplysninger, kommunikasjon og betalingshistorikk beholdes mens saken følges opp, og deretter så lenge de er nødvendige for lovpålagt dokumentasjon, behandling av klager eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Vi vurderer blant annet om kravet er gjort opp, om saken er omtvistet, og hvilke foreldelsesfrister som gjelder.
• Regnskapsmateriale oppbevares etter bokføringsreglenes frister. Opplysninger som inngår i slikt materiale, kan derfor måtte beholdes etter at saken eller kundeforholdet er avsluttet.
• Kontaktopplysninger om bedrifters representanter brukes mens de er nødvendige for kundeforholdet. Opplysninger i avtaler, korrespondanse og regnskapsmateriale følger dokumentasjonens lagringsbehov.
• Innloggings- og sikkerhetsopplysninger beholdes så lenge de trengs for tilgang, forebygging av misbruk og undersøkelse av sikkerhetshendelser. En utløpt innlogging eller betalingslenke betyr ikke at saksdokumentasjonen er slettet.

Du kan be om informasjon om lagringstiden for konkrete opplysninger. Ved en anmodning om sletting vurderer vi hvilke opplysninger som kan slettes, og hvilke vi må beholde med grunnlag i lov eller rettskrav.

Noen leverandører kan behandle opplysninger utenfor EØS. Slike overføringer krever gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller standard personvernbestemmelser. Du kan kontakte oss for informasjon om behandlingsland, grunnlaget og en kopi av aktuelle garantier.

9. Informasjonskapsler

Nettsiden og innloggingstjenestene bruker informasjonskapsler og lignende teknologi. Les mer om formålene og valgene dine i vår informasjon om informasjonskapsler.

10. Rettighetene dine

Du kan be om innsyn i opplysningene vi behandler om deg, og be om retting, sletting eller begrensning av behandlingen når vilkårene er oppfylt. Du kan også protestere mot behandling basert på berettiget interesse. I enkelte tilfeller har du rett til å få utlevert opplysninger i et format som kan overføres til en annen tjeneste.

Retten til sletting er ikke absolutt. Vi kan for eksempel være pålagt å beholde dokumentasjon. Kontakt oss på hello@audun.co for å bruke rettighetene dine. Vi kan be om informasjon for å bekrefte identiteten din før vi gir innsyn eller gjør endringer.

Vi svarer på personvernforespørsler uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned. Hvis en forespørsel er særlig komplisert eller vi mottar mange forespørsler, kan fristen forlenges med inntil to måneder. Du får da beskjed om forlengelsen og begrunnelsen innen den første måneden.

En protest mot bruk av personopplysninger er noe annet enn en innsigelse mot kravet. Du kan gjøre begge deler i samme henvendelse. Dersom du mener at kravet er feil, kan du kontakte oss som beskrevet i betalingsvilkårene.

11. Klage og spørsmål

Dersom du mener vi har behandlet personopplysningene dine feil, vil vi gjerne at du tar kontakt med oss. Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

12. Endringer og utfyllende informasjon

Vi oppdaterer denne erklæringen når behandlingen eller regelverket endrer seg. Datoen øverst viser når teksten sist ble oppdatert. Kontakt oss hvis du ønsker nærmere informasjon om behandlingen i din sak eller om ditt kundeforhold.

13. Kontakt

Audun Collection AS
Organisasjonsnummer 937 848 293
Møllergata 6, 0179 Oslo
hello@audun.co